CHAPITRE I. PRESENTATION DE LA PHARMACIE NEW SIDIPHAR

I.1       Présentation Générale

NEW SIDIPHAR est une pharmacie de vente des produits pharmaceutique. Localisée dans l'immeuble NDAMAMA HOUSE, quartier ROHERO, centre-ville de BUJUMBURA ; la pharmacie collabore, au moment de la rédaction de notre mémoire, avec la Mutuelle de la fonction publique et Jubilee Insurance.

Elle a pour mission la fourniture des produits pharmaceutiques à une grande partie de la population à un prix abordable contribuant ainsi à l'amélioration des services de santé. La collaboration avec des assureurs affirme sa volonté de permettre à la population d’obtenir des produits pharmaceutiques dont ils ont besoin et à des prix accessibles.

I.2                   Analyse de l’existant

Les visites et les interviews conduites à la pharmacie NEW SIDIPHAR nous ont permis de constater l’existence d’un service d'accueil, qui est aussi le service de vente, qui possède deux ordinateurs tournant sous Windows XP avec les logiciels de la suite Microsoft Office. Chacun de ces deux ordinateurs possèdent une petite imprimante HP mini

Le service de gestion possède également un ordinateur tournant sous Windows XP. Ces trois ordinateurs sont reliés entre eux grâce à un Switch formant ainsi un petit réseau local poste à poste.

Une autre Imprimante HP Laser Jet est partagé en réseaux pour une impression format A4.

Les employés nous ont affirmé qu’avant, ils possédaient un logiciel de gestion qui n'est plus d'usage à cause de son instabilité et son inefficacité. Ce qui explique la présence des imprimantes mini pour l'impression des factures. Il ne nous a malheureusement pas été possible de vérifier cette affirmation car nous n’avons pas eu l'occasion de voir/d'utiliser ce logiciel (car il n’existe plus), et de l'analyser en détail.

L'analyse de matériel informatique que possède la pharmacie se résume dans le tableau Suivant:

Matériel

Quantité

Système d'Exploitation

Composant Logiciel utilisé

Ordinateur

3

Windows XP

Microsoft Office 2007

Switch

1

-

-

Imprimante HP Mini

2

-

-

Imprimante HP Laser Jet

1

-

-

Tableau 1 : Matériel Informatique de la Pharmacie New Sidiphar

L'abandon de l’ancien logiciel fait que NEW SIDIPHAR gère maintenant ses informations grâce aux registres et au logiciel Microsoft Excel. Il dispose d'une base de données (dans Excel) contenant le nom des médicaments, les prix et les quantités dont ils disposent. Le gérant se charge de la lourde tâche de tenir à jour les données en consultant les factures des ventes effectuées chaque jour.
La pharmacie travaille avec des partenaires (assureurs) dont Mutuelle et Jubilee Insurance à l'heure de l'écriture de ce mémoire. Ces partenaires fournissent un catalogue des médicaments qu'ils offrent à leurs clients[1]. La vente des médicaments s'effectue selon les procédures de gestion décrites ci-après.     

I.2.1     Description des procédures de gestion

La pharmacie NEW SIDIPHAR collabore actuellement avec la Mutuelle et la Jubilee Insurance, deux compagnies d'assurance œuvrant au Burundi. Les affiliés de ces assureurs peuvent acheter des médicaments à un prix préférentiel selon le contrat établit entre leurs assureurs et NEW SIDIPHAR.

La Mutuelle:

·         fournit la liste des médicaments qu'elle offre à ses affiliés ;

·        propose le prix qu'il achètera chacun des médicaments qu'il offre à ses affiliés. Ces prix sont discutables au moment de la signature du contrat de partenariat ;

·        fournit aussi le pourcentage qu'il couvre pour chaque produit acheté. En général, les spécialités sont couvertes à 70% tandis que les génériques sont couverts à 80% ;

·         fournit une information supplémentaire indiquant les conditions dans lesquels un médicament peut être attribué. Ces mentions sont expliquées dans le tableau ci-dessous :

 

Légende

Signification

Description

*

À se référer au siège

Pour avoir ce médicament le client doit d'abord se référer au siège de la Mutuelle.

**

Produits hospitalier

Ce médicament est attribué uniquement aux personnes hospitalisées.

***

Fiche exigée

Pour obtenir ce médicament, le client se présente obligatoirement avec une fiche fournie par la  mutuelle.

S

Spécialité remboursable à hauteur de son générique.

Si un client veut une spécialité d'un médicament mais qu’il n'est pas offert, la Mutuelle se contentera de payer la somme du générique correspondant. Le client devra alors payer la différence pour obtenir la spécialité souhaitée.

Tableau 2 : Les mentions de l’assureur Mutuelle.

 

Les informations fournies par la Mutuelle aux pharmacies partenaires

code

Nom médicament

Type

Générique

Prix en Fbu

Réduction en %

87

Quinine*

Générique

-

3000

80

32

Captopril (S)

Spécialité

Arnolol

7000

70

74

Arnolol

Générique

-

4000

80

Tableau 3: Informations fournies par la Mutuelle aux pharmacies partenaires

Les données reprises dans le tableau ci-haut sont intentionnellement fictives mais vont nous permettre d'analyser et de comprendre  les informations fournies par la Mutuelle. Prenons l'exemple de la première ligne : Il est indiqué que la Quinine est un médicament de type générique et s'achète 3000 Fbu avec une réduction de 80 %. C’est à dire que les clients vont payer 20 % soit 600 Fbu et la Mutuelle payera le reste soit 2400 Fbu. L'étoile à  côté de Quinine indique que pour obtenir le médicament il faut se référer au siège. La colonne générique est vide car le médicament est lui-même générique. Cette colonne est intéressante lorsqu'il s'agit d'une spécialité comme c'est le cas de la deuxième ligne.

Dans la deuxième ligne, on trouve que Captopril est une spécialité qui s'achète à 7000 Fbu avec une couverture de 70 % et qu’il a comme générique Arnolol qui s'achète 4000 Fbu avec une couverture de 80 %. Le (S) se trouvant devant captopril indique une information intéressante. Il indique que pour ce médicament, Mutuelle ne remboursera que le prix de son générique. Donc si un client veut ce médicament, il devra payer lui-même la différence.

La Jubilee Insurance procède de la même façon. Comme la Mutuelle, elle propose des prix pour les médicaments qu'elle offre à leurs affiliés. Mais contrairement à la Mutuelle qui n’assure que les fonctionnaires de la fonction publique, Jubilee Insurance assure plusieurs entreprises et/ou des personnes. Elle fournit donc à la pharmacie la liste des personnes et/ou entreprises assurées et chacun possède une marge de couverture particulière selon le contrat.

Ci-dessous le type d’informations fournies par Jubilee Insurance.

Assurés

Réduction

Leo

100%

Smart

80%

Minani Jean

70%

Tableau 4: Informations fournies par la Jubilee Insurance Company

Selon le tableau ci-dessus signifie que les employés de Leo sont totalement couverts, par conséquent ils peuvent prendre des médicaments gratuitement. Ceux de Smart sont couverts à 80%,  alors que ceux Minani Jean sont couverts à 70%.

Jubilee Insurance fournit également la liste des médicaments comme le fait la Mutuelle, dont l’exemple est repris dans le tableau ci-dessous:

code

Nom médicament

Type

Générique

Prix

87

Quinine

Générique

-

3500

32

Captopril

Spécialité

Arnolol

7500

74

Arnolol

Générique

-

4500

Tableau 5 : Médicaments fournis par la Jubilee Insurance Company

Tout comme la Mutuelle, les données ci-dessus sont fictives. La colonne réduction n'est plus nécessaire car cela dépend dans ce cas du client et non pas du médicament. Les listes fournies par la Jubilee Insurance peuvent également comporter une mention (N) qui veut dire non attribuée.

Dans les deux cas, le client paie sa part s'il n'est pas totalement couvert et obtient une facture après avoir complété un formulaire spécifique à chaque assureur. C'est ce formulaire qui va être envoyé vers l'assureur à la fin du mois pour qu’il rembourse à la pharmacie la partie couverte. Le formulaire contient les informations sur le client, les médicaments qu'il a pris, la somme qu'il a payé ainsi que la somme que l'assureur doit payer.

La pharmacie vend également des médicaments à des personnes non assurés par une compagnie d'assurance. Dans ce cas, c’est la procédure standard de toute vente qui est appliquée. Un client achète selon le prix fixé et paie cash. Il reçoit en retour les médicaments et un reçu.

I.3       Critique de l’existant

La procédure de vente des médicaments est actuellement manuelle. Bien que le gestionnaire essaie de tenir à jour le stock grâce aux logiciels de la suite Microsoft Office (Microsoft Access), ceci se révèle être une lourde tâche qui l’oblige à parcourir tous les reçus, comptabiliser les médicaments sortis par jour, et mettre à jour le fichier. C'est une lourde tâche qui conduit souvent à des erreurs et une perte énorme de temps. La vente, quant à elle, est complètement manuelle. Le pharmacien doit d'abord aller vérifier si le médicament existe en stock, d’où une perte de temps et un mauvais service fourni aux clients (lenteur).

Plus ennuyant encore, à chaque fois qu'un client veut acheter des médicaments, le vendeur est obligé de calculer la somme qu'il doit payer, soit à la main, soit à la calculatrice. La procédure devient vite fastidieuse. Voyons cela dans un cas concret :

Un client, affilié de la mutuelle veut acheter un médicament “X”. Le pharmacien regarde d'abord sur la liste si ce médicament est attribué par la Mutuelle, il doit vérifier en plus que ce médicament est disponible en stock. Une fois les deux conditions remplies, il va regarder le pourcentage couvert par la Mutuelle pour le médicament demandé et calculer la part que le client doit payer cash (comptant) pour avoir le médicament.

Supposons que le médicament “X” demandé par le client est une spécialité remboursable à titre générique, la mutuelle n'offre pas le médicament “X” directement.   Il propose de payer pour le client un médicament “Y”, qui est son générique, et le client se charge de payer la différence. Concrètement c'est ce qui suit :

Si le médicament (Spécialité) X s'achète 5000 Fbu et que le médicament Y (Son générique) s'achète 3000Frs, la Mutuelle se propose de payer 70% du médicament “Y”, soit 2100 Fbu. Pour que le client puisse  obtenir le Médicament X, il devra d’abord payer la différence entre 5000 Fbu et 2100 Fbu, soit 2900 Fbu (5000 Fbu – 2100 Fbu = 2900 Fbu).

Considérons le temps que le pharmacien a mis pour trouver toutes ces informations, sans oublier le risque d'erreur en faisant les calculs. Si un autre client ayant une urgence était entré deux minutes après, il serait probablement déjà parti suite à la lenteur du service.

Du côté du pharmacien, effectuer cette opération dix fois successives conduit vite à un vrai casse-tête, et des fois à des erreurs de calcul. C'est dans cette situation qu'on réalise le besoin d’un outil spécialisé qui automatise ces tâches est nécessaire.

I.4       Solutions proposées

Pour pallier aux problèmes cités ci-haut, nous proposons la mise en place  d’un outil capable de résoudre les défis liés à la gestion des ventes effectuées dans la pharmacie New SIDIPHAR.

La dite solution consiste en la création d'une application informatique assurant la liste non exhaustive de fonctionnalités suivantes :

·        Calculer automatiquement les prix des médicaments selon le type d’achat ;

·        Enregistrer et imprimer automatiquement des factures pour les clients ;

·        Enregistrer et imprimer au besoin des factures pour les assureurs ;

·        Tenir à jour automatiquement le stock des médicaments après chaque vente ;

·        Fournir des rapports des ventes effectuées quotidiennement et mensuellement ;

·        Envoi des notifications en cas de baisse ou expiration d’un produit dans le stock ;

·        Effectuer et réceptionner des commandes auprès des fournisseurs ;

·        Payement des fournisseurs.

L’introduction brève de la pharmacie New SIDIPHAR et l’analyse de son mode de fonctionnement, faits dans ce premier chapitre, nous ont permis de découvrir les problèmes de gestion que la pharmacie rencontre. Ainsi, nous avons proposés la réalisation d’une application web de gestion des ventes des produits pharmaceutiques comme une solution pouvant répondre aux problèmes identifiés. Dans le chapitre suivant, nous nous proposons de parler des technologies web qui sont la clé de la solution que nous suggérons

 


[1]Idem pour 1

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