CHAPITRE II. ANALYSE DU SYSTEME D’INFORMATION EXISTANT

II.1. Introduction

Il y a quelques mois, l’Université du Lac Tanganyika a célébré la semaine dédiée à l’anniversaire de 10 ans au service du Burundi. De grandes réalisations ont été rapportées mais aussi des limites. L’un des défis relevés a été que l’Université accuse toujours un manque de matériel informatique qui soit suffisant pour une population qui dépasse déjà 2000 étudiants. Dans le concept de matériel informatique, tout étudiant en génie logiciel est tenté d’y déceler un système d’information capable d’avancer l’Université sur un niveau supérieur d’efficience comparé à son système actuel.

Le but du présent chapitre est de faire une analyse du système d’information existant, comprendre la structure qu’il sert et ses composantes, les objectifs à atteindre et y découvrir les canaux de communication de l’information couramment empruntés. En d’autres termes, il s’agit de comprendre les mécanismes en place pour transmettre et recevoir l’information tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’ULT et jusqu’où ce système peut être utile. Il est d’une importance déterminante que cette analyse soit objective afin d’en déduire les limites réelles que le système d’information académique en ligne proposé se décide de remédier.

II.2. Caractéristiques du système d’information académique existant

Pour mener cette tâche à bon port, il est nécessaire de comprendre le contexte de fondation de l’ULT ainsi que les objectifs fixés par les actionnaires et les stratégies arrêtées pour les atteindre. 

II.2.1.  Exposé des motifs

L’Université du Lac Tanganyika a vu le jour en mars 1999. Il fut le résultat des réflexions et des vues partagées par les membres fondateurs sur l’évolution du système éducatif  burundais, l’avenir de ses professionnels et  ses bénéficiaires, dans un environnement national et international de plus en plus compétitif et intransigeant vis-à-vis de la médiocrité scientifique et professionnelle.

De plus, la création de cette Université s’inscrit dans une logique de recherche d’un cadre institutionnel susceptible d’apporter des réponses adéquates aux multiples problèmes économiques, politiques et sociaux du Burundi et de la sous-région. Or, comme cela avait été la préoccupation permanente de l’Université Publique du Burundi, l’éclosion du mouvement d’universités privées était une attitude normale pour venir à l’aide de cette institution aux problèmes sans cesse grandissant.

En effet, la dynamique des systèmes économiques, politiques et sociaux (tous les trois étant logiquement liés), nécessite des ressources humaines bien formées qui soient à la hauteur de la gestion de ces systèmes dont l’évolution se complexifie avec le temps. La place de chaque société au sein de ce processus de développement est fonction des capacités des hommes à comprendre et à maitriser ces changements systémiques.

II.2.2. Objectifs de création de l’ULT

L’objectif fondamental de l’Université du Lac Tanganyika est la formation des cadres compétents capables d’adapter leurs connaissances aux besoins du développement du secteur privé en matière agricole, industrielle, commerciale, etc. Ainsi, cet objectif se traduit le mieux par la formation des gestionnaires macro-économiques et politiques de très haut niveau qui maitrisent les systèmes économiques et politiques et leurs incidences sur les autres aspects de la société tant au niveau national qu’international.

II.2.3. Stratégies

Dans ce travail, nous reprenons la seule stratégie consistant à coopérer avec des institutions académiques, professionnelles et centres de recherche sous-régionaux et internationaux en vue d’atteindre ses objectifs. Cela nous semble extrêmement important pour une institution académique burundaise. C’est même à ce niveau que se joue la réussite ou l’échec du système d’enseignement LMD.

 

 

II.2.4. Programmes disponibles

Actuellement les étudiants de l’Université sont répartis dans quatre facultés comportant deux programmes celui du jour et celui du soir :

1°. La Faculté des Sciences de Gestion et d’Economie Appliquée (FSGEA) qui comprend deux domaines d’études ; économie appliquée (option commerce internationale) et gestion socioéconomique des entreprises et organisations.

2°. La Faculté des Sciences Sociales, Politiques et Administratives répartie en trois départements dont l’administration économique et sociale, département de science politique et relations internationales, ainsi que sociologie et communication.

3°. La Faculté de Droit.

4°. La faculté d’Informatique dont le Génie Logiciel est sa branche

L’organigramme ci-après résume les différentes facultés de l’ULT.

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Figure 1 : Organigramme des enseignements

II.3. Analyse de l’existant  

Les paragraphes précédents ont ramené l’attention sur les objectifs poursuivis par l’ULT ainsi que la stratégie mise en place pour les atteindre.

Comme on peut le deviner, la préoccupation principale de chaque institution est la possibilité de s’établir durablement. Pour cela, la stratégie consiste en la précision des objectifs à atteindre. L’ULT a certainement échappé aux défis de tout début. Elle peut désormais rêver grand, devenir une université  au renommé international avec un centre de recherche de référence. Mais pour que ce rêve devienne réalité, elle doit reconsidérer ses forces et ses défis.

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Figure 2 : Système d’information actuellement en usage à l’ULT

La réussite des objectifs de toute université doit se mesurer sur la capacité de former selon les besoins dictés par la société qu’elle sert. L’autre critère d’évaluation est la possibilité pour ses finalistes de posséder le bagage intellectuel qui soit évaluable aux standards internationaux d’enseignement universitaire. Avant d’appliquer à l’ULT ces critères d’évaluation, il convient de passer en revue ce qui constitue le système d’information de l’ULT à la lumière de ses objectifs. Il s’agit dans ces paragraphes d’analyser la structure même de l’Université, ses niveaux hiérarchiques et institutionnels, les rapports communicationnels entre les instances administratives et académiques ainsi que le système d’information en vigueur actuellement pour permettre au système ULT de fonctionner harmonieusement.

II.3.1. Composantes de la structure de l’ULT

L’analyse de la structure de l’ULT nous aide à comprendre la manière dont elle communique. En effet, la structure d’un système d’information est constituée de l’ensemble des ressources humaines, matériel, et logiciels très bien organisées. Qu’en est-il de la structure de l’ULT ? Le schéma en bas illustre les deux niveaux d’interactions au sein de l’Université.

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Figure 3 : Structure de l’Université du Lac Tanganyika

 

Entre les deux niveaux de la structure ULT, la personne du Recteur est très importante car c’est lui qui assure le relai entre le personnel et les actionnaires de l’ULT. Les moyens de réaliser sa mission sont basés sur des contacts physiques, épistolaires, emails, et téléphoniques.

Un tel système basé sur le contact physique est efficace lorsque les partenaires sont situés à une distance réduite. Or l’ULT mentionne bien qu’elle nouera des relations de partenariat avec d’autres institutions régionales et internationales. Les difficultés que pose ce système d’information sont énormes.

II.3.2. Enjeu de la relation structure-étudiants

Si nous nous situons à l’intérieur du système université du Lac Tanganyika, l’enjeu fondamental est comment maintenir intacte la relation structure-étudiants. Le couple structure-étudiants symbolise la relation ouverte sur toute la durée de vie de l’ULT et donc une relation sans cesse renouvelée par des générations d’étudiants qui se succéderont.

En plus, selon les nouveaux principes de formation universitaire, il doit impérativement s’établir des liens entre les universités ayant adopté le système LMD, et des liens virtuels entre chaque université et des étudiants potentiellement illimités. C’est d’ailleurs le nœud de l’enseignement à distance (parfois appelé cours en ligne) qui est fondamentalement cher à LMD. Ce qui rend à cette relation encore son sens de fluidité, simplicité et d’ouverture permanente.

Comment resituer ces principes dans le cadre de l’ULT ? Il est possible de reconnaître que l’objectif de préparer des cadres sans frontières augurait l’adoption de LMD par l’Université. Ainsi, à de tels objectifs doivent aussi correspondre des stratégies et des moyens conséquents. Actuellement, le système peut être schématisé comme suit :

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Figure 4 : Relation structure-étudiants 

 

Le contact physique rythme la vie universitaire. Aux examens, l’unique alternative est d’être en classe et un surveillant doit être désigné. Le téléphone ne sert pas assez l’efficience du couple structure-étudiants, moins encore les emails. Les contraintes de coût sont à la base de l’inefficience de ce système. Il s’en suit que les dossiers des étudiants causent des problèmes qui risquent de mettre en péril la relation université-étudiants.

 

 

II.3.3. Gestion régulière des dossiers des étudiants

L’enrôlement dans toute institution académique est conditionné par la présentation de documents dont le diplôme. Selon les conditions posées, on aura des classes d’étudiants à dossiers complets et d’étudiants à dossier incomplet. Qu’il soit complet ou incomplet, aussitôt reçu, l’enrôlé entre dans une relation avec l’Université. De là s’ouvrent des enjeux de droits et devoirs de part et d’autre. C’est la gestion de ces relations de droits et devoirs amorcées par la présentation et la réception des dossiers de candidature présentés que se situe le présent paragraphe. Pour amplifier le problème lié à la gestion des relations de droits-devoirs, le nombre de demandeurs de service y joue énormément. Actuellement, l’Université compte actuellement plus de 2000 étudiants.

La première remarque concerne l’espace physique occupé par 2000 dossiers. La deuxième préoccupation concerne le travail d’honorer les droits et devoirs des partenaires. Il est naturel que dans l’état actuel de gestion des dossiers des étudiants une simple requête d’un document prend plusieurs heures tandis que les possibilités d’erreurs sont considérablement grandes.

L’analyse de la structure de l’Université, l’enjeu de la relation structure-étudiants ainsi que la gestion de la relation de droits-devoirs des partis débouchent sur un constat que l’ULT est un système d’organisation basé sur les fonctions. Le respect des identités est très strict, ce qui est l’opposé du renouveau conceptualisé sous le système de formation LMD. Résumons ces lacunes en ce qui suit :

1.     Il y  a une incompatibilité du système d’information et les objectifs de coopération avec des institutions au-delà du Burundi ;

2.     Il est bâti sur un principe implicite d’isolement par manque de connectivité avec le monde extérieur à l’ULT ;

3.     Il est peu favorable à l’économie de temps et des moyens ;

4.     Peu de tâches traitées sans faille;

5.     Un système très personnalisé ne s’intéresse qu’à ceux qui y ont affaire. 

A côté des défaillances identifiées, on est heureux de se rendre compte qu’il y a des atouts à partir desquels on peut bâtir un nouveau système plus performant.

II.3.4. Ressources disponibles

L’actif fondamental que l’Université doit capitaliser est l’ouverture irréversible qui est enclenchée par l’adoption du système  LMD. Les cadres de l’Université sont plutôt mieux engagés que ceux des autres universités nationales y compris l’Université publique. Néanmoins, l’engagement grand soit-il, suppose la compréhension globale des défis à affronter et les moyens de les surmonter.

II.3.5. Principes du LMD face aux objectifs de l’ULT

LMD suppose l’exigence d’Unités d’Enseignement (UE) à la fois utilisables et transférables rassemblées en semestres d’études, parcours universitaire individualisé autrement dit autonome pour les étudiants. Son grand renouveau réside surtout dans la spécification des options entre l’option académique et l’option “professionnalisante”[1]. Ces objectifs sont très novateurs. Il convient pour chaque université de se mesurer par rapport à ces valeurs universellement admises. Pour l’ULT, cet exercice est fondamental et déterminant du système d’information approprié. Aussi ces critères mettent l’apprentissage en ligne comme supplément au système traditionnel présentiel ou même comme une alternative valable. L’ULT semble être bien partie avec :

·        La formation aux normes internationales comme son objectif;

·        La collaboration et le partenariat internationaux;

·        Disponibilité d’une connexion internet à tout le personnel ;

·        Un personnel dynamique et intelligent comme base d’un apprentissage; 

·        Du matériel informatique prêt à l’automatisation du système de gestion.

En conclusion, cette analyse nous a aussi permis d’identifier les forces présentes dans l’Université à partir desquelles on peut bâtir un système d’information en ligne.

 

 


[1]  Ahouari, 2010. Algérie et le Développement Educatif : Le Système LMD ; un Pas Algérien Vers la Mondialisation: Le Cas de
    l’Enseignement Supérieur.

 

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